Datenschutzerklärung für Bewerber (m/w/d) und Bewerbungsverfahren
Wir legen besonderen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Wir informieren Sie deshalb im Folgenden über unsere Datenschutzgrundsätze, zu deren Einhaltung wir uns im Bewerbungsverfahren verpflichten. Ihre Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung ist notwendig, um sich bei unserem Unternehmen für ein Beschäftigungs-, Praktikums- oder Ausbildungsverhältnis zu bewerben.
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts:
Freiburger Verkehrs AG
Vorstand: Stephan Bartosch, Oliver Benz
Besançonallee 99
79111 Freiburg
Telefon: 0761/4511-0
Fax: 0761/4511-139
E-Mail: vag(at)vagfr.de
Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten:
Datenschutzbeauftragter
Andreas Sterz
Freiburger Verkehrs AG
Besançonallee 99
79111 Freiburg
Telefon: 0761/4511-651
E-Mail: datenschutz(at)vagfr.de
1. Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten während des Bewerbungsprozesses, sofern dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungs-, Praktikums- oder Ausbildungsverhältnisses erforderlich ist.
Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. A und lit. B DSGVO sowie Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.
2. Kategorien personenbezogener Daten
Während des Bewerbungsprozesses müssen Sie bestimmte personenbezogene Daten an uns übermitteln. Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung speichern und verarbeiten wir von Ihnen die folgenden Datenkategorien:
- Stammdaten (bspw. Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit)
- Kontaktdaten (bspw. Anschrift, E-Mail-Adresse, Mobil-/Telefonnummer)
- Bewerbungsunterlagen (bspw. Lebenslauf, Foto, Zeugnisse, Zertifikate, Führerschein, Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis)
- Daten zur beruflichen Qualifikation (bspw. Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung, Zusatzqualifikation)
Die Angabe Ihres Geschlechts bzw. Ihrer gewünschten Anrede dient ausschließlich dem Zweck, dass wir Sie in der richtigen Art und Weise anschreiben bzw. ansprechen möchten. Die Eingabe Ihres Geburtsdatums ist bei Ausbildungsstellen erforderlich, um zu prüfen, ob das Jugendarbeitsschutzgesetz auf Sie Anwendung findet. Zudem müssen wir sicherstellen, dass bei einer Bewerbung von Personen unter 16 Jahren das Einverständnis eines/r Erziehungsberechtigten vorliegt. Bei einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU wird eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für Deutschland benötigt. Daher fragen wir Sie im Bewerbungsverfahren auch nach Ihrer Staatsangehörigkeit.
3. Übermittlung der personenbezogenen Daten
Zur Bearbeitung von Bewerbungsverfahren verwenden wir eine elektronische Bewerbungssoftware, in der die Daten der Bewerber (m/w/d) gespeichert und verarbeitet werden.
Im Rahmen Ihrer Online-Bewerbung tragen Sie Ihre persönlichen Daten in das Bewerberformular ein und laden die zugehörigen Unterlagen hoch. Alternativ zur manuellen Eingabe können Sie Ihre Daten auch aus dem Lebenslauf, einem Speichermedium (Dropbox) oder einem sozialen Netzwerk (LinkedIn, Xing) in das Bewerberformular hochladen, prüfen, vervollständigen und – unter Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung – übermitteln.
Bei einer schriftlichen Bewerbung, erfassen wir Ihre Daten und Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form in unserem Bewerbungssystem. Anschließend erhalten Sie unverzüglich Ihre Originaldokumente zurück. Auch in diesem Fall benötigen wir Ihre Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung. Sie erhalten daher von uns eine E-Mail mit Frage um Ihre Einverständniserklärung zum Datenschutz über einen Link. Ohne Ihre Zustimmung kann die Bewerbung nicht weiter im Bewerbungsverfahren berücksichtigt werden.
Bei Bewerbungen von Personen unter 16 Jahren benötigen wir die unterschriebene Einverständniserklärung eines/r Erziehungsberechtigten (Formular online abrufbar). Liegt uns keine Einwilligung vor, kann die Bewerbung leider nicht berücksichtigt werden.
In jedem Fall werden Ihre Daten verschlüsselt nach dem aktuellen Stand der Technik übertragen und in unserer Bewerbungssoftware gespeichert. Es werden technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO getroffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau der Daten zu gewährleisten.
Alle Informationen, die Sie uns übermitteln, müssen der Wahrheit entsprechen. Sie dürfen keine Rechte Dritter, öffentlich-rechtliche Vorschriften oder die guten Sitten verletzen („unzulässige Inhalte").
4. Empfänger der Daten
Innerhalb unseres Unternehmens werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zwecke Ihrer Bewerbung denjenigen Personen und Bereichen zugänglich gemacht, die in die Entscheidung über Ihre Eignung und Einstellung eingebunden sind (Personalabteilung, Fachbereich und Betriebsrat) bzw. aufgrund gesetzlicher Vorschriften einbezogen werden müssen (Schwerbehindertenvertretung).
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens arbeiten wir auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO mit einem externen Anbieter für eine Bewerbungssoftware zusammen:
d.vinci HR-Systems GmbH
Nagelsweg 37-39
20097 Hamburg
In Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis arbeiten wir auch mit folgenden Unterauftragnehmern zusammen:
- Pop Interactive GmbH, Wendenstr. 408, 20537 Hamburg
- mscom IT-Systems GmbH, Stresemannallee 116, 22529 Hamburg
- Textkernel B.V., Nieuwendammerkade 26a5, 1022 AB Amsterdam
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.
5. Übermittlung von erhobenen Daten in ein Drittland
Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Drittländer erfolgt ausschließlich im Rahmen des Unterauftragnehmer-Vertrages mit Textkernel B.V., eine Gesellschaft mbH mit Firmensitz und Serverstandorten in den Niederlanden. Die Datenübermittlung erfolgt ausschließlich zur Nutzung der CV-Parsing-Funktion, mit der die Bewerber (m/w/d) durch Auslesen ihres Lebenslaufes oder eines Profils im sozialen Netz (LinkedIn, Xing) ihre Daten im Bewerberformular eintragen können. Die Nutzung dieser Funktion durch die Bewerber (m/w/d) erfolgt freiwillig. Nachdem Textkernel die Daten aus dem Lebenslauf herausgelesen und in das Bewerberformular übertragen hat, werden die zwischengespeicherten personenbezogenen Daten bei Textkernel gelöscht.
6. Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern die mit Ihrer Bewerbung zusammenhängenden Daten nur solange wie notwendig, wobei sämtlichen zur Anwendung kommenden rechtlichen Anforderungen Rechnung getragen wird.
Sollten wir nach erfolgreichem Bewerbungsverfahren einen Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsvertrag mit Ihnen schließen, ist eine nachfolgende Verwendung bzw. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten auf rein beschäftigungsbezogene Zwecke und auf die Personengruppen beschränkt, die im Rahmen der Einstellung davon Kenntnis erlangen müssen. Wir nehmen Ihre Bewerbungsunterlagen in die Personalakte auf und bewahren sie dort nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen auf.
Sollten wir uns gegen die Begründung eines Beschäftigungs-, Praktikums- oder Ausbildungsverhältnisses entscheiden, werden Ihre Daten sechs Monate nach der Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht. Wenn von Ihnen mehrere parallele Bewerbungen auf verschiedene Stellen vorliegen, beginnt die Frist nach Abschluss des letzten Bewerbungsverfahrens. Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Sollten wir Ihre Bewerbung für künftige offene Stellen aufbewahren wollen, werden wir hierzu Ihr Einverständnis einholen. Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zustimmen, nehmen wir Sie für weitere 18 Monate in den Bewerberpool auf, um Sie auch bei zukünftigen Stellen im Bewerbungsverfahren berücksichtigen zu können und gegebenenfalls mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können.
Möchten Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, senden Sie bitte eine E-Mail an die E-Mailadresse aus Ihrer Eingangsbestätigung. Das Bewerbungsverfahren gilt damit als abgeschlossen und Ihre personenbezogenen Daten werden nach 6 Monaten gelöscht.
Nach Löschung der personenbezogenen Daten, werden Daten in anonymisierter Form zur weiteren statistischen Auswertung gespeichert. Dieser Statistikdatensatz lässt keine Rückschlüsse auf die natürliche Person zu.
7. Störungen, Einstellung oder Änderung des Service
Wir gewährleisten nicht, dass das Angebot des Bewerbungsportals zu bestimmten Zeiten zur Verfügung steht. Störungen, Unterbrechungen oder einen etwaigen Ausfall des Online-Angebots schließen wir nicht aus. Die Server werden regelmäßig sorgfältig gesichert. Doch soweit Daten an uns übermittelt werden, wird Ihnen empfohlen, Sicherungskopien anzufertigen. Eine Haftung von uns für gelöschte Daten oder Datenverluste ist deshalb ausgeschlossen.
Wir behalten uns vor, diesen Service jederzeit zu ändern, zu erweitern, zu beschränken oder ganz einzustellen.
8. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Im Bewerbungsprozess findet keine Entscheidung auf Grundlage einer ausschließlich automatisierten Verarbeitung nach Art.22 DSGVO statt.
9. Datenschutzrechte der Bewerber (m/w/d)
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte aus Art. 15 – 22 DSGVO geltend machen:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 7 DSGVO)
Der Antrag über die Ausübung ihrer Rechte ist schriftlich an unseren Datenschutzbeauftragten zu adressieren:
Datenschutzbeauftragter
Andreas Sterz
Freiburger Verkehrs AG
Besançonallee 99
79111 Freiburg
Telefon: 0761/4511-651
E-Mail: datenschutz(at)vagfr.de
Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Wir empfehlen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.
Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Internet: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
